System rejestracji pacjentów na szczepienia przeciwko COVID-19 niepotrzebnie mnoży biurokrację – pracownicy poradni muszą wykazać pacjentów w dwóch systemach – i tworzy ryzyko błędów. Przykładem jest sytuacja z Krakowa, gdzie 600 pacjentów wypadło z kolejki.
Fot. Robert Robaszewski/ Agencja Gazeta
Trudno mówić o zaufaniu do systemu rejestracji pacjentów na szczepienia przeciwko COVID-19, kiedy dochodzi do sytuacji takich jak w Krakowie. 600 seniorów, którzy zarezerwowali termin w jednej z tamtejszych poradni podstawowej opieki zdrowotnej (POZ), wkrótce po rejestracji otrzymało sms-y z informacją następującej treści: „Twoja wizyta na szczepienie przeciwko COVID-19 została anulowana przez punkt szczepień. Skontaktuj się z punktem lub zadzwoń pod nr 989”.
– System informatyczny dotychczas działał w sposób nieprawidłowy. Po aktualizacji systemu i kalendarza szczepień z uwagi na fakt, że obecnie rozróżnia on terminy drugiej dawki szczepienia w naszej placówce, wizyty odwołano ok. 600 osobom – wyjaśniali na łamach serwisu krakow.wyborcza.pl przedstawiciele przychodni.
Sprawa oparła się o Narodowy Fundusz Zdrowia (NFZ) oraz Ministerstwo Zdrowia. Seniorami nikt się jednak nie zajął, ani nie pofatygował się, aby sprawę wyjaśnić. Poradnia zadeklarowała, że terminy dla tej grupy osób zostaną zarezerwowane. Dotychczas jednak tego nie zrobiono. Ponadto pacjenci dzwoniąc do przychodni mogli usłyszeć odtwarzane z automatycznej sekretarki nagranie, że poradnia „nie odpowiada za stworzenie i obsługę ogólnopolskiego systemu rejestracji na szczepienia przeciwko COVID-19 i problemy wynikające z jego niewłaściwego funkcjonowania”.
Małopolski oddział NFZ stoi twardo na stanowisku, że system e-rejestracji działa tak jak należy i zanim sprawa została jednoznacznie wyjaśniona, bez wahania wskazuje winnych zamieszania.
– Problem z anulowaniem terminów szczepień dotyczył jednego punktu szczepień w Krakowie. Punkt szczepień przy ul. Zakopiańskiej 97 umówił więcej pacjentów niż liczba szczepionek, która przypada na punkt – poinformowała nas Aleksandra Kwiecień, rzeczniczka prasowa Małopolskiego Oddziału Wojewódzkiego NFZ. – Małopolski Odział Wojewódzki NFZ zwrócił się w trybie pilnym do placówki z prośbą o wyjaśnienie zaistniałej sytuacji. W wyjaśnianiach realizator szczepień zadeklarował, że wszystkie osoby otrzymają nowe terminy szczepień. O szczegółach szczepienia wszystkie zainteresowane osoby zostaną poinformowane. System e-rejestracji działa prawidłowo.
– Realizator szczepień udostępniając terminy szczepień, musi określić pacjentów, którzy zgłaszają się na pierwsze lub drugie szczepienie. Każdy koordynator punktu szczepień, w tym również punkt przy Zakopiańskiej 97 otrzymał takie wytyczne 25 stycznia. Nie jest więc to błąd systemu, tylko punktu udostępniającego terminy – dodała rzeczniczka.
Długa lista problemów
Krakowskie zamieszanie jest tylko jednym z przykładów błędnego działania systemu rejestracji na szczepienia przeciwko COVID-19. Już od samego początku wieszała się linia telefoniczna oraz aplikacja internetowa, która na samym początku uniemożliwiała rejestrację.
Po aktualizacji e-rejestracja w połowie stycznia już działała, ale problemów nie brakowało i nie brakuje. Przeglądając informacje na temat funkcjonowania systemu, trudno nie natrafić na takie, które określają system jako pasmo upokorzeń i rozczarowań dla osób w podeszłym wieku. System zmienia terminy, anuluje wizyty lub w ogóle nie uwzględnia pacjentów i nie wybiera im terminu.
Obecnie są cztery ścieżki rejestracji: za pomocą sms-a, poprzez infolinię, aplikację e-rejestracja.gov oraz osobiście w punktach szczepień. Wszystkie drogi zbiegają się w systemie e-rejestracja.
Podwójna praca
Nawet kiedy pacjent nie chce samodzielnie zarezerwować terminu i nie będzie korzystał z rozwiązań internetowych, to zapisując się w „okienku” i tak zostanie wpisany w system przez pracowników rejestracji danego punktu szczepień. Wygląda to zatem w ten sposób, że pracownicy poradni muszą wykazać szczepionych pacjentów w dwóch systemach – e-rejestracja i w systemie gabinetowym. Generuje to zatem podwójną pracę administracyjną, bo ten sam pacjent musi być „wklepany” dwukrotnie – w dwa różne systemy.
– Personel powinien wpisać pacjentów populacyjnych w e-rejestrację. Pacjenci powinni znaleźć się w obu systemach, ponieważ w aplikacji gabinet.gov.pl nie ma funkcji wprowadzania i zarządzania grafikami osób uprawnionych do szczepienia. W aplikacji gabinet.gov.pl jest tworzona dokumentacja medyczna: kwalifikacja oraz e-Karta szczepienia, zaś proces zarządzania grafikiem znajduje się w e-Rejestracji. Ponadto warunkiem zamówienia szczepionek jest utworzenie terminów w grafiku aplikacji e-Rejestracja – wyjaśnia w odpowiedzi na pytania MP.PL Joanna Koc z biura prasowego Ministerstwa Zdrowia.
Wracając do sprawy z Krakowa i patrząc na wyjaśnienia Ministerstwa Zdrowia, łatwo dojść do wniosku, że obwinianie personelu poradni za „wpisanie zbyt dużej liczby pacjentów” do kolejki szczepionkowej jest mocno na wyrost. Z dwóch powodów – po pierwsze to system przydziela terminy, a zapisywani pacjenci są z miejsca wklepywani do e-rejestracji, po drugie – wielkość dostaw uzależniona jest od rozdzielonych terminów. Wniosek nasuwa się sam – system nie powinien przyjąć więcej pacjentów niż dawek szczepionki, które dla danego miejsca sam udostępnia.
Istnieje jeszcze jedna możliwość, która odnosi się do pytania: czy poradnia może prowadzić zapisy na papierze, a dopiero później wpisywać po 30 osób tygodniowo do systemu e-rejestracja?
– Technicznie jest możliwe wpisywanie najpierw w wersji papierowej, a potem dopiero wprowadzanie danych pacjentów do e-rejestracji. Dla pełniejszej informacji osób zarządzających logistyką szczepionek przeciwko COVID-19 ważne jest, aby jak najszybciej te dane znajdowały się w systemie. Ale z pewnością duża część podmiotów prowadzi zapisy papierowe, a potem uzupełnia e-rejestrację. Z różnych powodów – wyjaśnia Tomasz Zieliński, wiceprezes Federacji Porozumienie Zielonogórskie oraz wiceprezes Polskiej Izby Informatyki Medycznej.
Pytania dla MZ
Podsumowując, w związku z tematem nasuwa się kilka pytań dotyczących funkcjonowania systemu rejestracji pacjentów i rozdziału dawek szczepionek przeciwko COVID-19, które powinni sobie zadać urzędnicy z Ministerstwa Zdrowia i Centrum e-Zdrowia.
Po pierwsze, czy niezintegrowany z aplikacjami gabinetowymi system e-rejestracji ułatwi czy utrudni pracę i tak już skrajnie obciążonego personelu poradni POZ i szpitali węzłowych? Po drugie, czy w sytuacji, kiedy punkty otrzymują po 30 dawek szczepionki tygodniowo, uzależnianie dostaw od zapisów w zawodzącym systemie ma sens? I po trzecie, czy taki sposób dystrybucji szczepionek i zapisywania pacjentów zamiast uelastyczniać, nie usztywnia zarządzania skromnymi zapasami i zmieniającymi się dostawami?
