ARTYKUŁ NADESŁANY PRZEZ CENTRUM E-ZDROWIA
Rosnąca liczba zapisów, zmian terminów i kontaktów z pacjentami zwiększa obciążenie rejestracji. Centralna e-rejestracja ma porządkować ten proces przynosząc korzyści zarówno personelowi medycznemu, jak i pacjentom.
Czym jest centralna e-rejestracja?
Centralna e-rejestracja (CeR) to system, który gromadzi terminy przekazywane przez placówki medyczne i tworzy ogólnopolski system zapisów na wybrane świadczenia. Obejmuje także centralny wykaz oczekujących, czyli poczekalnię, która wyszukuje pacjentowi najbliższy termin zgodny z jego kryteriami i może automatycznie zapisać go na wizytę [1].
Dla placówki oznacza to pracę na jednym, uporządkowanym zestawie danych o terminach. Pacjent może umówić wizytę online przez Internetowe Konto Pacjenta (IKP) lub aplikację mojeIKP. Może też nadal skorzystać z kontaktu telefonicznego albo zapisać się osobiście w placówce [2].
Od 1 stycznia 2026 r. centralna e-rejestracja jest obowiązkowa dla trzech grup świadczeń: pierwszorazowej wizyty u kardiologa, mammografii w programie profilaktyki raka piersi oraz testu HPV HR w programie profilaktyki raka szyjki macicy [3].
Jak to wpływa na dostępność świadczeń?
Najważniejsza zmiana dotyczy widoczności terminów. Pacjent nie musi sprawdzać dostępności przez telefon lub w placówce. Może to sprawdzić za pomocą Internetowego Konta Pacjenta (IKP) lub aplikacji mojeIKP, a system wskaże mu termin zgodny z jego kryteriami [1].
Po stronie placówki jest odpowiedzialność za utrzymywanie aktualnego harmonogramu. Do centralnej e-rejestracji trzeba przekazywać cały grafik – terminy wolne i zajęte obejmujące zarówno wizyty pierwszorazowe, jak i kontynuacyjne. Wszystkie dane muszą być przesłane do systemu P1 [2].
Taki model zwiększa przejrzystość zapisów. Placówka nadal zarządza własnym grafikiem, ale dane o dostępności świadczeń są widoczne w systemie centralnym. To ułatwia pacjentowi znalezienie terminu i zmniejsza ryzyko, że wolne miejsca pozostaną niewykorzystane.
Czy system pomaga ograniczać nieodwołane wizyty?
System umożliwia odwoływanie i zmianę terminu wizyty wszystkimi kanałami, a przypomnienia o wizytach mają wspierać pacjentów w ich odwoływaniu, gdy zajdzie taka potrzeba. W efekcie odwołany termin może szybciej wrócić do puli dostępnych wizyt [1]. Od momentu działania e-rejestracji uwolnionych zostało aż 591 tysięcy terminów. Wszystko dzięki działaniom pacjentów, którzy w porę odwoływali lub przekładali swoje wizyty przez IKP lub mojeIKP. Niesie to za sobą również korzyści dla placówki - większą przewidywalność obłożenia i mniej czasu poświęcanego na ręczne porządkowanie terminów.
Co ważne, dane z pilotażu systemu pokazały, że placówki doceniły przede wszystkim właśnie rozwiązania dotyczące organizacji zapisów wskazując na następujące korzyści: zmniejszenie liczby telefonów (17% respondentów), przypomnienia o wizycie (16%), możliwość odwołania wizyty (15%) oraz uporządkowanie grafików (12%), szczególnie odczuwalne w przypadku podmiotów z dużą liczbą pacjentów [4].
Jak zmienia się praca rejestracji?
Centralna e-rejestracja nie eliminuje kontaktu pacjenta z placówką. Zmienia jednak sposób obsługi zapisów. Personel nadal może rejestrować pacjentów telefonicznie i osobiście, ale pracuje w systemie, który obejmuje również zapisy online przez IKP i mojeIKP [2].
Wszystkie wizyty muszą być przesłane do centralnej e-rejestracji w ramach systemu P1, a placówka udostępnia cały harmonogram - obejmujący terminy wolne i zajęte, wizyty pierwszorazowe oraz wizyty umówione na kontynuację. Nie ma możliwości prowadzenia zapisów poza centralną e-rejestracją lub wbrew jej zasadom [2]. Świadczeniodawcy, którzy mają podpisane umowy z NFZ na badania mammograficzne, test HPV HR lub świadczenia kardiologiczne do 31 maja 2026 roku mają obowiązek przekazania harmonogramów do systemu centralnego – centralnej e-rejestracji na kolejne, pełne 3 miesiące, czyli do września 2026 roku.
Dla personelu oznacza to pracę na jednym, aktualnym zestawie danych i większą odpowiedzialność za ich jakość. Rejestratorzy powinni znać zasady działania systemu, umieć wyjaśnić je pacjentom i reagować na sytuacje wymagające weryfikacji, np. gdy pacjent twierdzi, że umówił wizytę online, a placówka nie widzi jej w systemie [2].
Jaką rolę odgrywa lekarz POZ i personel medyczny?
Lekarz podstawowej opieki zdrowotnej (POZ) odgrywa istotną rolę przy pierwszorazowej wizycie kardiologicznej - gdy sytuacja tego wymaga, wystawia e-skierowanie, a pacjent może następnie umówić termin przez centralną e-rejestrację [2].
W przypadku mammografii i testu HPV HR skierowanie nie jest wymagane, dlatego kluczowe jest jasne przekazanie pacjentkom informacji, jak zapisać się przez Internetowe Konto Pacjenta (IKP) lub aplikację mojeIKP oraz jakie warunki trzeba spełnić [1].
Spójna komunikacja po stronie rejestracji i personelu medycznego ogranicza nieporozumienia i ułatwia pacjentowi wybór właściwej ścieżki zapisu [2].
Jakie dane zapewnia system?
Dla kadry zarządzającej centralna e-rejestracja jest źródłem informacji o dostępności świadczeń i obłożeniu harmonogramów. System porządkuje dane o terminach, a docelowo ma również usprawnić czynności administracyjne, w tym automatyczne generowanie danych dotyczących kolejek do Narodowego Funduszu Zdrowia (NFZ) [5]. To ważne z perspektywy planowania pracy.
- Centralna e-rejestracja daje placówce realny wgląd w dostępność świadczeń i pozwala lepiej zarządzać harmonogramami. Dzięki jednemu źródłu danych łatwiej planować pracę zespołu, szybciej reagować na zmiany i ograniczać niewykorzystane terminy. Z perspektywy codziennej pracy oznacza to większą przewidywalność i możliwość lepszego wykorzystania zasobów – wyjaśnia Tomasz Kulas, rzecznik Centrum e-Zdrowia.
Dlaczego warto przygotować placówkę już teraz?
Centralna e-rejestracja jest elementem postępującej cyfryzacji ochrony zdrowia rozwijanej dzięki środkom z Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności. Docelowo system ma objąć wszystkie świadczenia ambulatoryjnej opieki specjalistycznej (AOS), a jego celem jest integracja rejestracji, harmonogramów i dostępności terminów na poziomie całego systemu [5].
Dla placówki oznacza to zmianę organizacyjną, którą warto przygotować z wyprzedzeniem. Wdrożenie wymaga dostosowania danych, prowadzenia grafików w formie elektronicznej, sprawdzenia poprawności integracji i przygotowania personelu do nowych zasad obsługi zapisów [5]. Wcześniejsze przystąpienie do systemu pozwoli uniknąć spiętrzenia zgłoszeń, przetestować procesy, przeszkolić personel i zapewnić ciągłość rozliczeń [6]. Od 1 lipca 2026 r. NFZ będzie płacić wyłącznie za świadczenia umówione w centralnej e-rejestracji.
Więcej informacji o narzędziu na stronie: Centralna e-rejestracja - ezdrowie.gov.pl.
(1) Centrum e-Zdrowia, Zasady-dzialania-centralnej-e-rejestracji, dostęp: 26.04.2026.
(2) Centrum e-Zdrowia, Informacje-dla-osob-obslugujacych-pacjentow, dostęp: 26.04.2026.
(3) Centrum e-Zdrowia, Centralna e-rejestracja - opinie pacjentów i placówek po wdrożeniu systemu, dostęp: 26.04.2026.
(4) Centrum e-Zdrowia, Raport z badania opinii realizatorów programu pilotażowego na temat centralnej e-rejestracji, s. 17, dostęp: 26.04.2026.
(5) Centrum e-Zdrowia, Centralna e-rejestracja - informacje dla menedżerów placówek, dostęp: 26.04.2026.
(6) Centrum e-Zdrowia, Świadczeniodawco! Dołącz do centralnej e-rejestracji - nie czekaj do ostatniej chwili, dostęp: 26.04.2026.
Płatna współpraca z Centrum e-Zdrowia
Kampania realizowana w ramach projektu e-Zdrowie KPO, finansowanego z Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności
