W dniu przyjęć konieczne jest zaś przekazanie do PSSE i WSSE tabelarycznego zestawienia faktycznie przyjmowanych pacjentów. PSSE telefonicznie informuje Ośrodek o wprowadzeniu pacjentów do systemu EWP. Lekarz lub pielęgniarka Ośrodka pobiera wymazy i przygotowuje je do transportu do laboratorium. Pracownik Ośrodka telefonuje do WSSE, że pacjenci zostali już wprowadzeni do sytemu EWP przez PSSE - z prośbą o przekierowanie w systemie EWP wykonania testów na uzgodnione wcześniej laboratorium.
Wymazy są przekazywane do laboratorium dopiero po potwierdzeniu wprowadzenia pacjentów do systemu EWP i potwierdzeniu, że zostały do niego przekierowane. Następnie pielęgniarka epidemiologiczna wykonuje telefony do laboratorium z pytaniem, czy testy zostały wykonane, a ich wyniki wprowadzone do systemu EWP. Po uzyskaniu potwierdzenia pielęgniarka udaje się do PSSE, by uzyskać bezpośrednio informacje o wynikach testów.
Problemem jest również uzyskanie wydruków wyników testów z systemu EWP w celu włączenia ich do dokumentacji medycznej konkretnych pacjentów.
W ocenie RPO cała ta procedura, z uwagi na złożoność i czasochłonność, stanowi poważne utrudnienie dla sprawnego przeprowadzania testów. Jest także zbędnym obciążeniem zarówno pracowników podmiotów zlecających badania, jak i pracowników stacji sanitarno-epidemiologicznych. Tymczasem możliwie szybkie diagnozowanie potencjalnego zakażenia ma decydujące znaczenie w działaniach podejmowanych przez podmioty takie, jak Ośrodek. Brak dostępu do systemu EWP ma w tej sytuacji istotną rolę. A większość pacjentów placówki to osoby powyżej 50 lat (125 osób). Wszyscy, oprócz zaburzeń psychicznych, są obciążeni wieloma schorzeniami współistniejącymi. Należą zatem do grupy podwyższonego ryzyka.
Zastępca RPO Stanisław Trociuk poprosił ministra zdrowia Łukasza Szumowskiego o rozważenie działań usprawniających wykonywanie testów przez podmioty, o których mowa.
