Co należy zrobić z kartami szczepień dzieci, które nie mają już aktywnej deklaracji w danej placówce POZ? Czasami wiadomo, do jakiej placówki przepisuje się dziecko. Niektórzy rodzice zmieniając lekarza rodzinnego zwracają się z prośbą o przesłanie karty szczepień do nowej placówki, ale po część kart nikt się nie zgłosił, a pacjent nie należy już do danej przychodni. Jak to zrobić, żeby nie naruszyć RODO? Czy wysyła się takie karty szczepień do sanepidu?
Papierowe karty uodpornienia dzieci, które nie mają już aktywnej deklaracji w POZ i o których przekazanie nie zwrócił się inny świadczeniodawca obejmujący dzieci opieką profilaktyczną, należy zarchiwizować i przechowywać zgodnie z ogólnymi zasadami o dokumentacji medycznej. W przypadku konieczności przekazania karty uodpornienia przekazuje się ją za pokwitowaniem wyłącznie osobie przeprowadzającej obowiązkowe szczepienie ochronne (nie wydaje się jej rodzicom dziecka).1 Żeby nie naruszyć RODO, należy zabezpieczyć dokumentację szczepień w poradni POZ przed jej zdekompletowaniem i dostępem osób nieupoważnionych oraz zapewnić odpowiednie warunki jej przechowywania zabezpieczające przez zniszczeniem (w szczególności odpowiednią temperaturę i wilgotność w pomieszczeniu archiwum2 oraz ograniczenie dostępu szkodliwego światła). Karty uodpornienia dzieci do ukończenia 2. roku życia przechowujemy przez okres 22 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu (ten wydłużony termin zapewnia dostęp do dokumentacji aż do upływu przedawnienia roszczeń odszkodowawczych).3
Dokumentację szczepień sporządzoną w postaci papierowej można też przekształcić w postać elektroniczną w procesie tzw. digitalizacji, lecz wymaga to powiadomienia pacjenta (rodzica dziecka) o tym procesie i o możliwości odbioru papierowego oryginału w trybie opisanym w ustawie o systemie informacji w ochronie zdrowia.4 Po bezskutecznym upływie roku od powiadomienia, zdigitalizowaną dokumentację medyczną nadal przechowujemy w postaci cyfrowej, a jej papierową wersję możemy zniszczyć w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta.
Szczepienia obowiązkowe można obecnie dokumentować w elektronicznej Karcie Szczepień na platformie P1 i wówczas nie ma potrzeby odnotowywania szczepień w papierowej karcie uodpornienia,5 stąd nie każda placówka POZ przejmująca opiekę nad pacjentem zwraca się do poprzedniej placówki o jej wydanie.
W 2026 roku papierowe karty uodpornienia zostaną zastąpione przez dokumentację elektroniczną. W Ministerstwie Zdrowia powołano specjalny zespół do opracowania elektronicznej karty obowiązkowych szczepień ochronnych - jej kształt zostanie opracowany w terminie do dnia 31 marca 2026 r.6
Przypisy:
1. Zgodnie z §14 ust. 2 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 27 września 2023 r. w sprawie obowiązkowych szczepień ochronnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2025 r., poz. 782).2. Właściwa temperatura powietrza dla dokumentacji papierowej to 14–18 stopni Celsjusza a wilgotność względna 30%–50% – załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140).
3. Zgodnie z art. 29 ust. 1 pkt 4) ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (tekst jedn.: Dz. U. z 2024 r., poz. 581).
4. Na podstawie art. 13b ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia (tekst jedn.: Dz. U. z 2025 r., poz. 302).
5. Na podstawie art. 21a ust. 4 pkt 1) ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (tekst jedn.: Dz. U. z 2024 r., poz. 924).
6. https://dziennikmz.mz.gov.pl/GetActPdf.ashx?year=2025&book=0&position=75
